1、目的
对与管理体系运行有关的所有文件和资料进行有效的控制，确保与管理体系运行有关的所有场所及时得到和使用文件的有效版本。
2、范围
适用于公司与管理体系运行和物业管理服务有关的管理文件、外来资料的控制。
3、引用文件
GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008 4.2 文件要求
GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004 4.4.4文件 4.4.5文件控制
GB/T28001-2001 4.4.4文件 4.4.5文件和资料控制
4、职责
4.1总经理负责批准发布管理手册、程序文件、作业文件；
4.2管理者代表负责审核管理手册、程序文件、作业文件；
4.3管理处负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管；
4.4综合管理部负责管理体系文件、外来文件和公司级管理文件的编制、使用和保管。
5、控制程序
5.1文件的编号
a、管理手册：YC--QEHMS--2011，手册中各章以章节号区分。
YC为公司代号，QESMS为管理手册代号，2011为标准版本号。
b、程序文件：YC--CX--00、01、02…
作业文件：YC--ZY--00、01、02…
YC为公司代号，ZY为作业文件，00、01、02…为作业文件序号。
c、记录：YC/JL--XXX--00、01、02…或YC/JL--？？？--00、01、02
YC为公司代号，JL为记录，XXX为标准条款号，00、01、02…为记录序号。
YC为公司代号，JL为记录，？？？为部门代号，00、01、02…为记录序号。
5.2文件的编写、审核、批准、发放
为确保文件是适宜的和充分的，文件发布前得到批准。
a、管理手册由综合管理部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合管理部负责登记、发放；
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文件编号
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YC-CX-01
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****有限公司
文件控制程序
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实施日期
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2011.3.5
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版 次
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A0
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页 次
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b、作业文件由管理处经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合管理部负责备案、登记、发放；
c、应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新、有效、适用的版本。综合管理部应对管理管理体系文件建立“管理体系文件清单”， 文件的发放、回收要填写“文件发放/回收记录”。
5.3管理体系文件的受控和有效性标识
a、公司内（包括认证机构）使用的管理体系文件均为受控文件，必须在该文件上加盖红色“受控”印章，并注明分发号。
b、管理手册的封面用版本号控制，内容页用版本和修改码控制。版本号用A、B、C…表示，修改码用0、1、2…表示，并注明生效日期。记录表格用版本号控制，版本号用A、B、C表示，修改码用0、1、2、表示。如：A/0，表示A版0状态。
5.4文件的更改
a、管理手册由综合管理部组织更改，填写“文件更改申请单”，经管理者代表审核，报总经理批准后更改，由综合管理部发放。综合管理部应保留文件更改内容的记录；
b、其他文件的更改由各相应主管部门填写“文件更改申请单”，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理；
c、所有被更改的原文件应由主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
5.5文件的领用
a、 文件领用者应填写“文件发放/回收记录”，经相应主管部门负责人审批方可领用；
b、 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。
5.6文件的保存、作废与销毁
5.6.1文件的保存
a、综合管理部/管理处资料员应按“管理体系文件清单”，将文件分类存放在干燥通风，安全的地方；
b、管理处文件由本部门资料员保管，综合管理部结合工作检查对管理处文件保管情况进行督查；
c、任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
5.6.2文件的作废与销毁
a、所有失效或作废文件由资料员及时从所有发放或使用的场所撤出，加盖“作废”印章，确
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文件编号
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YC-CX-01
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****有限公司
文件控制程序
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实施日期
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2011.3.5
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版 次
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A0
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页 次
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保防止作废文件的非预期使用；
b、为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；
c、对要销毁的作废文件，由相关部门填写“文件销毁申请表”，经管理者代表批准后，由综合管理部授权相关部门销毁。
5.6.3文件的借阅、复制
借阅、复制管理管理体系文件，应填写“文件借阅/复制记录”，由部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
5.7外来文件的控制
5.7.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
5.7.2综合管理部负责收集相关国家、省、市有关物业管理法律法规的最新版本，统一编号、加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，并把旧文件收回。
5.7.3综合管理部与管理体系有关的外来文件填入“法律法规和其他要求一览表”。
5.8根据必要性，综合管理部组织对现有管理管理体系文件进行评审，管理处结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行5.5条款规定。
5.9对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
5.10档案资料管理
a、 档案资料管理包括开发商移交的物业资料和业主/住户资料两大项内容；
b、 管理处文件管理员负责业主/住户资料的建立、变更、作废等。
c、 开发商移交的物业资料移交的物业资料执行《档案资料管理规定》。
6、相关文件
6.1《档案资料管理规定》
7、记录
7.1“文件发放/回收记录” YC/JL-423-01
7.2“文件借阅/复制记录” YC/JL-423-02
7.3“管理体系文件清单” YC/JL-423-03
7.4“文件更改申请表” YC/JL-423-04
7.5“文件销毁申请表” YC/JL-423-05
7.6 “法律法规和其他要求一览表” YC/JL-432-01
附记录格式
企业安全管理体系融合实践
质量、环境、职业健康安全管理体系手册
